Wie finde ich den passenden Dienstleister für die Instandhaltung?

Für Unternehmen, die einen großen Teil ihrer Instandhaltung an einen externen Partner auslagern möchten, stellt sich häufig die Frage: Welcher Dienstleister passt am besten? Diese Frage ist von enormer Bedeutung, wie die detaillierten Konzepte zeigen, die bei größeren FM-Ausschreibungen gefordert werden. Dabei wird besonders auf die Leistungsfähigkeit in den Bereichen Störungsbeseitigung, Eigenleistungstiefe und technische Kompetenz geachtet.

Drei kritische Erfolgsfaktoren

1. Störungsbeseitigung:
   In der Instandhaltung ist vieles planbar – sogar Störungen. Allerdings kann die beste Planung und die detaillierteste vertragliche Vereinbarung mit dem Dienstleister nicht verhindern, dass eine mangelhafte Störungsbeseitigung erhebliche Kosten verursacht, wenn der Dienstleister nicht zuverlässig ist. Hier spielt die Rufbereitschaft eine zentrale Rolle: Verfügt der Partner über ausreichend qualifiziertes Personal, das auch nach dem Vertragsabschluss langfristig zur Verfügung steht? Die Fähigkeit, Störungen schnell und effizient zu beheben, kann entscheidend für den Erfolg sein.
2. Eigenleistungstiefe:
   Die Eigenleistungstiefe beschreibt den Anteil der Leistungen, die der Dienstleister mit eigenem Personal erbringt. Verschiedene Dienstleistungsunternehmen verfolgen hierbei unterschiedliche Strategien, und eine reine Prozentzahl verrät nicht viel über die tatsächliche technische Kompetenz. Daher ist es ratsam, die Eigenleistungsquote nach infrastrukturellen und technischen Kompetenzen zu hinterfragen. Klären Sie im Vorfeld, welche Dienstleistungen für Ihr Unternehmen von kritischer Bedeutung sind, und stellen Sie diese Fragen gezielt.
3. Technische Kompetenz:
   Viele Dienstleister im Bereich Gebäudebetrieb wirken auf den ersten Blick ähnlich. Doch oft haben sie sich aus bestimmten Schwerpunkten heraus entwickelt, die bis heute Einfluss auf ihre Leistungsfähigkeit in den verschiedenen Disziplinen haben. Ein Verständnis dieser Hintergründe hilft Ihnen, den richtigen Partner zu wählen.

Verschiedene Arten von Dienstleistern

Grundsätzlich lassen sich Dienstleister im Bereich Instandhaltung grob in folgende Kategorien einteilen:

• Errichter von technischer Gebäudeausrüstung: Diese Anbieter haben ihre Ursprünge im Bau und der Installation von Anlagen und bieten häufig die Wartung ihrer eigenen Systeme an. Sie erweitern ihre Dienstleistungen zunehmend auf fremde Gewerke.
• Infrastrukturelle Dienstleister: Diese Anbieter konzentrieren sich in der Regel auf infrastrukturelle Aufgaben und integrieren oft den kleineren Teil der technischen Wartung in ihr Portfolio. Sie bieten ein umfassendes Paket an, das den gesamten Gebäudebetrieb abdeckt.
• Technische Dienstleister mit Schwerpunkt Mechanik oder Elektrotechnik: Diese Dienstleister fokussieren sich auf technische Gewerke und arbeiten oft mit Partnern zusammen, um ein vollständiges Angebot für die gesamte Gebäudetechnik oder sogar den infrastrukturellen Betrieb zu bieten.
• Kleinere technische Spezialisten: Diese fokussieren sich auf ihr spezifisches Gewerk und setzen keine Subunternehmer ein. Sie bieten oft tiefgehende Fachkompetenz in einem eng umrissenen Bereich.

Vorbereitung: Stärken und Schwächen analysieren

Bevor Sie mit der Ausschreibung oder der Kontaktaufnahme beginnen, sollten Sie intern klären, in welchen Bereichen Ihr Instandhaltungspartner besonders stark sein muss. Welche Aufgaben sind für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung? Gleichzeitig sollten Sie auch einen Blick auf Ihre eigenen Stärken und Schwächen werfen, um festzustellen, wo Sie Unterstützung benötigen.

Eine klare Definition Ihrer Anforderungen und eine fundierte Auswahl des Dienstleisters kann langfristig zu mehr Effizienz und niedrigeren Kosten in der Instandhaltung führen.